Et kjent verktøy

Det har blitt skrevet og diskutert mye rundt Key Performance Indicator (KPI). Vår forklarende artikkel om KPI er faktisk en av våre mest leste. Men selv om veldig mange kjenner til begrepet og har implementert det på arbeidsplassen, er det skremmende å se hvor mange bedrifter og ledere som bruker dette fantastiske verktøyet helt feil. Følgen av dette er at disse KPI’ene hemmer resultatene mer enn å fremme dem.

Liste over de største feilene

1. Ingen sammenheng mellom dem og bedriftens strategi

Bruk av KPI’er er bare nyttig hvis de er koblet til vår bedrifts overordnede strategi, slik at de hjelper oss med å ta strategiske beslutninger og til å skreddersy våre utviklingsplaner. Når KPI’er ikke er knyttet til strategien, kaster vi bort store mengder tid og penger på å samle inn informasjon som ikke gir noen reell verdi.

KPI’er er nyttige hvis de leverer kritisk informasjon som er relevant for bedriften. Det betyr at vi bør utforme våre KPI’er basert på hva bedriften ønsker å oppnå og etter de målene som er satt.

2. Måle alt som måles kan

Det er dessverre ingen automatikk i at noe som kan måles, bør måles. En av de største feilene vi gjør, er at vi måler alt som er lett å måle, uavhengig av relevansen for bedriften. Antagelsen er at mye informasjon er bedre enn ingen informasjon. Faktisk kan det være like ubrukelig å ha for mye informasjon som å ha for lite. Det kan skade bedriftens resultat kraftig, fordi vi kaster bort tid, penger og oppmerksomhet. Ressurser som kunne brukes bedre på andre steder.

Bare fordi noe er populært betyr ikke nødvendigvis at det er et behov. Våre KPI’er bør avhenge av vår strategi og ingenting annet.

3. Kopiere fra andre

En annen stor feil vi gjør, er å utvikle KPI’er utelukkende ved å se på hva alle andre måler. I stedet for å finne ut hvilken informasjon vi virkelig trenger, ser vi på konkurrerende bedrifter eller vi samler en liste KPI’er andre ledende bedrifter bruker.

Mange leser også ledermagasiner og kopierer gjerne KPI’er som blir omtalt der. Men bare fordi noe er populært, betyr ikke nødvendigvis at det er et behov. Våre KPI’er bør avhenge av vår strategi og ingenting annet.

4. Ikke separere fra annen data

En ting som er helt sikkert er at de fleste bedrifter ikke er i mangel på data og informasjon. Problemet er som oftest at vi samler alle disse dataene i lange rapporter, eller at vi viser de alle på et og samme dashbord.

Tid er en knapp ressurs. Må man vasse gjennom sider på sider for å finne frem til relevante KPI’er, vil gjerne den informasjonen som skal hjelpe til med gode beslutninger gå tapt i et hav av irrelevant informasjon.

5. Koble direkte til incentiver

Å koble KPI’er til incentiver (som f.eks. bonus) kan være virkelig farlig for en bedrift. Det kan skape utilsiktede konsekvenser. Den virkelige hensikten med en KPI, er å hjelpe folk i bedriften til å vite hvor de er i forhold til hvor de bør være. De skal fungere som et kompass.

Men når KPI’ene er knyttet til incentiver, slutter de å være et navigasjonsverktøy og blir isteden et mål en person må nå for å sikre sin bonus, koste hva det koste vil. De involverte blir ofte svært kreative i hvordan de manipulerer informasjonen og de endrer gjerne sin adferd (negativt), for å sikre sin bonus.

6. Overlevere ansvaret

De aller fleste toppledere er begeistret for den overordnede strategien og det store bildet. De som er interessert i tall (for eksempel finansdirektøren) kan være interessert i å designe spesifikke KPI’er, men de aller fleste toppledere er ikke det, dessverre. Som et resultat jobber toppledere med den overordnede strategien, men deretter delegerer de prosessen med å identifisere eller designe de rette KPI’ene til noen andre.

Dette er en stor feil. Toppledere må være involvert i beslutningsprosessen, ellers vil de ikke føle eierskap til KPI’ene. Og hvis de ikke føler eierskap, vil de ikke bruke dem. Det er svært viktig at alle toppledere engasjerer seg i valget av KPI’er. Dette sikrer en klar, sterk og forstått sammenheng mellom strategien, KPI’ene og de spørsmålene KPI’ene vil svare på.

7. Ikke analysere riktig for å få viktig innsikt

En annen vanlig feil med KPI’er er at ingen virkelig analyserer dataene for å trekke ut relevant innsikt. Ingen forstår virkelig hvordan dataene samsvarer med bedriftens eller bransjens referansemål, hvordan endringer over tid skjer og eller hva det betyr for bedriften.

Dette er gjerne et resultat av at de som rapporterer, ikke er de som skal fatte beslutninger basert på rapporten. Ofte er analysen gjort på et lavere nivå i bedriften og rapportert til toppen. De som rapporterer kan ofte ikke forstå relevansen av dataene; de kan bare presentere dem.

Og fordi designen av KPI’ene ble delegert nedover i systemet, forstår ikke de som mottar rapporten måten det blir presentert på. Det er viktig at noen på riktig nivå analyserer dataen og forstår hva alle svarene faktisk betyr for bedriften.

8. Ikke utfordre og oppdatere

Når de riktige KPI’ene er identifisert eller utformet, er det sjeldent de blir utfordret. Er de fortsatt relevante? Er de knyttet til den nåværende strategien? Fortsetter de å hjelpe bedriften til å svare på kritiske spørsmål? Det er viktig å sørge for at vi alltid samler de riktige dataene, samler de ofte nok og at vi bruker det vi samler inn.

Dette betyr at vi ikke må være redd for å utfordre våre KPIer. Hvis vi ikke gjør det, kan KPI’er lett bli noe vi sjekker av bare fordi det er forventet. Når det er endringer i strategien eller i bedriftens prioriteringer, må vi se gjennom og oppdatere KPIene, for å sikre at vi bare måler det som virkelig må måles. Vi må sikre at KPIene forblir relevante og tilpasset den nye strategien.

9. Ikke la svarene lede til handling

KPI’er kan virkelig være med å forme bedriftens strategi og gi kritisk informasjon som leder til riktige beslutninger – men bare hvis vi går til handling. Det spiller ingen rolle hvor grundig vi har justert KPI’ene til strategien, eller hvor flinke vi er til å presentere dem, hvis de ikke brukes til det de var ment. Hvis vi ikke bruker KPI’ene til å påvirke beslutninger og øke resultater, kaster vi bort tid og krefter helt unødvendig.

Kort konklusjon

Et godt utformet sett med KPI’er bør gi en klar indikasjon på dagens prestasjonsnivå og de bør hjelpe oss med å ta beslutninger, som igjen hjelper bedriften nærmere sine strategiske mål. Ved å unngå disse fallgruvene, kan vi sikre at KPI’ene våre er designet, implementert og brukt, akkurat slik de var ment – for å hjelpe bedriften med å lykkes.

* Inspirert av artikkel fra Bernard Marr